Gestión de Artículos Gestión de stock y artículos para farmacias

El stock óptimo de una farmacia busca equilibrar dos objetivos que compiten entre sí: disponer de suficiente producto para evitar faltas y, al mismo tiempo, reducir al mínimo el stock inmovilizado y el capital parado en el almacén.

Como referencia, Asefarma sitúa el valor del inventario de una farmacia entre aproximadamente el 8% y el 12% de su facturación anual. Otras referencias del sector sitúan una rotación eficiente alrededor de 7–10 vueltas al stock al año. Sin embargo, estos valores deben adaptarse al tamaño, la demanda, el surtido y el modelo de compra de cada farmacia.

Las farmacias con mayor volumen y capacidad financiera pueden mantener un stock más amplio y aprovechar mejor los pedidos directos a laboratorios y sus condiciones comerciales. En farmacias más pequeñas, en cambio, es especialmente importante seleccionar bien el surtido y ajustar los stocks mínimos y máximos para evitar capital inmovilizado.

Los modelos de predicción de demanda pueden ayudar a decidir qué artículos merece la pena mantener en stock y en qué cantidad. Para los productos de menor rotación, puede resultar más eficiente apoyarse en compras frecuentes a mayoristas o en grupos de compra, que permiten acceder a mejores condiciones sin asumir grandes volúmenes de inventario.

Fuente: Asefarma · Boletín diciembre 2024 · Club de la Farmacia · Coeficiente de rotación anual

El stock inmovilizado es aquel producto que permanece durante demasiado tiempo en la farmacia sin apenas rotación. En la práctica, son artículos que “cogen polvo” en las estanterías, se venden con poca frecuencia y tienen un mayor riesgo de acabar caducando antes de recuperar la inversión realizada.

El problema no es solo el espacio que ocupan. Ese stock también representa capital inmovilizado: dinero que la farmacia ya ha invertido y que no puede destinar a alternativas potencialmente más rentables, como comprar productos con mayor salida, invertir en tecnología o reforzar el equipo.

Además, mantener demasiados artículos de baja rotación puede dificultar una buena gestión del almacén. Por eso es importante identificar qué productos llevan demasiado tiempo sin venderse, revisar sus niveles de stock y adaptar los mínimos y máximos a la demanda real de cada farmacia.

Detectar artículos con exceso de stock exige algo más que mirar su rotación. Un producto puede venderse con mucha frecuencia y, aun así, tener más unidades almacenadas de las que realmente necesita la farmacia.

Para estimar si existe sobrestock, es importante combinar dos datos: el plazo medio de aprovisionamiento según el método de compra utilizado y la demanda diaria esperada del artículo. A partir de ambos se puede calcular cuántas unidades necesita mantener la farmacia para cubrir la demanda prevista hasta la siguiente reposición.

La clave está en que esa demanda esperada no debería calcularse únicamente mirando lo que ocurrió en el pasado. También conviene detectar tendencias, cambios de comportamiento, estacionalidad y posibles variaciones en el ritmo de venta. Los modelos de predicción de demanda basados en inteligencia artificial permiten incorporar estas señales y estimar con mayor precisión cuántas unidades puede necesitar cada artículo en el futuro.

Cuando el stock disponible supera de forma significativa esa necesidad prevista, existe riesgo de sobrestock. Por eso, una gestión avanzada del inventario no consiste simplemente en revisar ventas históricas, sino en anticipar la demanda y ajustar el stock antes de que aparezcan excesos o faltas.

Para saber qué productos están rotando mal no basta con mirar si se han vendido recientemente. Es más útil clasificar los artículos según su frecuencia real de venta y analizar cuánto tarda cada uno en salir de la farmacia.

En HealthFinder agrupamos los productos por niveles de rotación. Los artículos de mayor movimiento pueden venderse prácticamente a diario, mientras que otros rotan semanalmente, mensualmente o apenas una vez al año. También diferenciamos los productos nuevos, donde todavía no existe suficiente histórico para evaluar correctamente su comportamiento.

La clasificación utilizada es:

• A: aproximadamente 0,7 ventas al día o más.
• B: aproximadamente una venta a la semana.
• C: aproximadamente una venta al mes.
• D: aproximadamente una venta al año.
• E: menos de una venta al año.
• N: producto nuevo, sin suficiente histórico para clasificar.

Esta clasificación permite identificar rápidamente los artículos de baja rotación, revisar si tiene sentido mantenerlos en stock y ajustar sus niveles mínimos y máximos. Además, ayuda a distinguir entre un producto que rota poco de forma estructural y otro cuya demanda está cambiando recientemente.

Combinar la rotación histórica con modelos de predicción de demanda permite anticipar esos cambios y evitar tanto el stock inmovilizado como futuras faltas de producto.

Evitar faltas sin acumular demasiado stock exige anticipar la demanda con la mayor precisión posible. No todos los artículos se comportan igual, ni todas las farmacias tienen el mismo patrón de venta.

En HealthFinder utilizamos modelos de predicción de demanda entrenados específicamente para cada artículo y cada farmacia. Estos modelos no se apoyan únicamente en el histórico de ventas: también incorporan información adicional que puede ayudar a explicar cambios en la demanda, como calendarios laborales, estacionalidad o determinados datos epidemiológicos.

A partir de esa previsión y del tiempo esperado de reposición, se puede estimar cuánto stock necesita realmente cada producto y ajustar mejor sus niveles mínimos y máximos.

Para absorber pequeños errores de predicción o variaciones puntuales de demanda, la farmacia puede apoyarse además en sistemas de reposición frecuente o “goteo” a través de mayoristas, evitando así mantener un exceso permanente de inventario solo por seguridad.

En los programas de gestión de farmacia suele configurarse un stock mínimo y un stock máximo para cada artículo. Cuando las existencias bajan del mínimo, el sistema propone pedir unidades hasta alcanzar de nuevo el máximo.

El problema es que una farmacia gestiona miles de referencias y mantener esos parámetros bien ajustados para todos los productos resulta muy difícil. Puede ocurrir que un artículo que debería estar disponible no entre en pedido porque tiene el stock mínimo mal configurado o a cero. También puede pasar lo contrario: un producto de baja rotación mantiene un stock mínimo positivo y, en cuanto se vende una unidad de forma puntual, el sistema vuelve a pedirlo automáticamente aunque no tenga sentido reponerlo.

Por eso conviene revisar de forma periódica si los stocks mínimos y máximos siguen siendo coherentes con la demanda real. En HealthFinder analizamos estos desajustes y avisamos semanalmente de los artículos que podrían estar configurados por encima o por debajo de lo recomendable, para ayudar a evitar tanto faltas como sobrestock.

Para calcular correctamente cuánto stock necesita un artículo, el punto de partida es su comportamiento histórico dentro de esa farmacia: cuánto se vende, con qué frecuencia y cómo ha evolucionado su demanda. Pero basarse únicamente en las ventas pasadas puede hacer que el cálculo llegue tarde cuando el mercado empieza a cambiar.

Por eso también es importante analizar la tendencia reciente e incorporar variables externas que pueden modificar la demanda futura. En HealthFinder enriquecemos las predicciones con información como datos epidemiológicos, previsiones de temperatura y calendario. Este último es especialmente relevante porque periodos como Semana Santa, festivos o puentes no siempre coinciden en las mismas fechas y pueden alterar significativamente los patrones de venta.

Combinando el histórico propio de cada farmacia con tendencias y variables externas, los modelos de predicción de demanda pueden estimar mejor qué se va a vender y ayudar a ajustar el stock antes de que aparezcan faltas o exceso de inventario.